Automatisation des processus et flux de travail

Les processus les plus indiqués sont ceux qui exigent un effort manuel important, comportent des activités répétitives, suivent des règles claires, ont des entrées et des sorties prévisibles et nécessitent peu de discernement. Nous commençons par évaluer le processus lui-même, notamment les gaspillages, les passages de relais entre les équipes, les exceptions, la variabilité et les causes racines, afin de déterminer ce qui doit être simplifié ou repensé avant l’automatisation.

Automatiser un processus mal conçu ne fait que l’amener à échouer plus vite. Nous commençons par la cartographie des processus et l’élimination des gaspillages, et ce n’est qu’ensuite que nous automatisons ce qui reste, afin que l’automatisation renforce un processus réellement amélioré.

Les organisations doivent mesurer le temps de traitement ou le lead time, les taux d’erreur et de retraitement, le coût par transaction et le temps des collaborateurs libéré pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nous suivons également le volume des exceptions, car une augmentation de ce volume indique souvent que la conception du processus doit encore être améliorée.

En général, l’automatisation élimine les tâches les plus répétitives et qui demandent le moins de discernement, et le temps des équipes est alors consacré aux exceptions, aux interactions avec les clients et aux décisions qui nécessitent une intervention humaine. Nous impliquons les équipes dès le départ, car ce sont souvent elles qui savent le mieux où se trouvent les véritables points de frictions.

Le périmètre et le délai dépendent de la complexité et de la stabilité du processus, du nombre de systèmes et d’interfaces concernés, de la disponibilité et de la qualité des données, du volume et de la variété des exceptions, ainsi que de l’ampleur de la reconception nécessaire avant l’automatisation. Les projets avancent plus vite lorsque les processus sont bien définis et standardisés. En revanche, des flux de travail fragmentés, des règles peu claires ou des besoins d’intégration importants exigent généralement davantage de préparation et de tests.

Oui, à condition que le processus sous-jacent soit suffisamment standardisé. En général, nous commençons par un pilote dans un périmètre, validons les résultats et ce n’est qu’ensuite que nous étendons la solution à d’autres périmètres. Nous l’adaptons aux spécificités de chaque site, sans partir du principe que le déploiement peut être identique partout.