Automatisation des flux de travail et des processus
Automatiser les tâches administratives et transactionnelles répétitives.
Culture orientée processus
Conseil en optimisation des services et fonctions support
Des processus administratifs alignés sur le rythme réel de l’entreprise
PERFORMANCE DES FONCTIONS SUPPORT
Quand le back-office devient un frein pour le front-office
Nos services de conseil en fonctions support appliquent les pratiques Lean pour rationaliser les processus administratifs dans les domaines des finances, des ressources humaines, du service juridique et des achats, ce qui permet de réduire les lead times et d’améliorer la qualité du flux d’informations entre les équipes et les services.
LEVIERS DES FONCTIONS SUPPORT
Rationaliser les processus qui donnent le rythme à l’entreprise
Efficacité du flux
- Comprendre les processus organisationnels, la manière dont ils sont liés aux clients et aux fournisseurs, et définir les priorités en matière d’optimisation.
- Concevoir et mettre en œuvre de nouveaux processus qui créent du flux et réduisent les lead times.
RÉSULTATS DES FONCTIONS SUPPORT
Découvrez comment nous transformons les fonctions support
SILOS FONCTIONNELS VS. FLUX
Une approche pratique pour un changement pérenne
Approche traditionnelle
- Organisation fonctionnelle
- Plus de besoins, plus d’embauches
- Vitesse grâce à l’automatisation
Approche Lean
- Organisation par chaînes de valeur
- Efficacité des flux et des ressources
- Reconception avant automatisation
TÉMOIGNAGES Kaizen™
Ce que disent nos clients
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Il nous manquait une certaine cohérence entre nos 25 succursales. Grâce à ce projet, nous mettons en place des processus qui améliorent l’efficacité et l’expérience client, et nous commençons désormais à en voir les résultats.
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Notre partenariat avec Kaizen Institute a joué un rôle essentiel dans notre transformation opérationnelle, en favorisant une culture d’amélioration continue axée sur le client final. Nous avons ainsi pu repenser nos processus, gagner en efficacité et orienter nos équipes vers ce qui apporte véritablement de la valeur ajoutée.
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Lorsque le concept d’amélioration continue a été introduit sur les lignes de production, nous pensions que cela relevait de l’équipe dirigeante et que cela ne nous concernait pas. Aujourd’hui, nous voyons les choses différemment. Nous faisons partie de la solution.
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Ayant mené plusieurs transformations au sein d’entreprises multinationales, je peux affirmer que les facteurs décisifs sont de disposer d’une équipe capable de mener à bien les projets, présente dans les différents pays et cultures où nous opérons, et de développer les compétences au sein même de l’entreprise cliente. C’est ce que j’ai trouvé chez Kaizen Institute.
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Aujourd’hui, nous ne reviendrions jamais en arrière. C’est tout simplement remarquable : cela a complètement changé la mentalité de tout le monde. La dynamique positive est vraiment remarquable. Les résultats sont là pour en témoigner.
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Plutôt que de proposer des solutions prêtes à l’emploi, Kaizen Institute analyse en profondeur les processus afin de cerner les défis et d’identifier les opportunités.
FAQ
L’essentiel à savoir
Pratiquement tous : la clôture comptable et le traitement des factures, le recrutement et l’intégration des nouveaux collaborateurs, la gestion des demandes informatiques, les transactions d’achat, les revues juridiques et les flux de travail administratifs. Ces processus de back-office accumulent généralement des décennies d’exceptions, d’approbations et de solutions de contournement, et c’est précisément pour cette raison qu’ils recèlent certains des plus importants gains d’efficacité encore à réaliser, dans n’importe quelle entreprise.
Idéalement, oui. Centraliser ou externaliser un processus inefficace, c’est figer le gaspillage dans un contrat ou dans une structure de services partagés. Simplifier et standardiser d’abord permet de réduire le volume à transférer, de clarifier le véritable coût de référence et, bien souvent, de constater qu’une partie des économies attendues peut être obtenue sans aucun transfert d’activité.
Oui, et pour trois raisons. Les fonctions support constituent un coût fixe important, leurs lead times dictent la vitesse de toute l’entreprise et la qualité de leur service influence directement l’expérience collaborateur. Un recrutement qui traîne ou une clôture mensuelle trop longue se répercutent chaque jour sur les opérations. En améliorant les processus support, on libère une capacité et une rapidité dont le cœur de métier bénéficie immédiatement.
Selon les mêmes critères que pour toute opération : le temps de cycle entre la demande et la livraison, les taux d’erreurs et de retraitement, le coût par transaction, le niveau de backlog et la satisfaction des clients internes. Grâce au management visuel et aux routines quotidiennes, ces indicateurs deviennent de véritables outils au service des équipes, et non des rapports mensuels qui ne débouchent sur aucune action.
Oui. Les améliorations sont mises en place par étapes, au sein de l’équipe existante : le processus continue de fonctionner pendant qu’il est repensé, sans changement brutal du jour au lendemain qui bloquerait le traitement des factures, les recrutements ou les demandes informatiques. Chaque changement est d’abord testé sur une partie du volume, validé au regard des niveaux de service, puis seulement étendu à l’ensemble, de sorte que les ajustements nécessaires interviennent avant de toucher le reste des opérations.