Automação de fluxos de trabalho e processos
Automatizar tarefas administrativas e transacionais repetitivas.
CULTURA ORIENTADA PARA OS PROCESSOS
Consultoria em Processos Administrativos
Processos desenhados para acompanhar o ritmo do negócio
DESEMPENHO ADMINISTRATIVO
O back office está a bloquear o front office
Os nossos serviços de consultoria em processos administrativos aplicam práticas lean para simplificar os processos nos departamentos financeiro, de recursos humanos, jurídico e de aprovisionamento, o que reduz os lead times e melhora a qualidade do fluxo de informação entre equipas e departamentos.
BENEFÍCIOS NOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Simplificar os processos que definem o ritmo do negócio
Eficiência do fluxo
- Compreender os processos da organização e a sua ligação a clientes e fornecedores, e definir as prioridades de otimização.
- Desenhar e implementar novos processos que criem fluxo e reduzam os lead times.
RESULTADOS EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Descubra como transformamos os processos administrativos
SILOS FUNCIONAIS VS. FLUXO
Uma abordagem prática para uma mudança duradoura
Abordagem tradicional
- Organização funcional
- Mais trabalho, mais contratações
- Rapidez através da automação
Abordagem lean
- Organização por fluxos de valor
- Eficiência do fluxo e dos recursos
- Redesenho antes da automação
TestEMUNHOS KAIZEN™
O que dizem os nossos clientes
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Já tínhamos trabalhado com consultores antes e o padrão costuma ser o mesmo: ensinam a teoria e depois vão-se embora. O que foi diferente aqui, com o Kaizen Institute, foi que a teoria veio acompanhada de aplicação prática: na linha, com os operadores, no próprio espaço onde eram necessárias mudanças.
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Vimos as ferramentas em ação e funcionam. As melhorias são reais. E agora estamos a preparar a segunda fase, com ainda mais ambição do que antes.
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Em vez de oferecer soluções pré-fabricadas, o Kaizen Institute aprofunda os processos para compreender os desafios e identificar oportunidades.
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O mais difícil não é explicar o modelo, mas sim transmitir a experiência de o termos vivido. As ferramentas podem ser documentadas, mas a mentalidade que lhes está subjacente não se aprende num manual.
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Para nós, o sucesso não se resume a atingir determinado KPI. Trata-se de criar uma cultura em que a melhoria está presente em tudo o que fazemos.
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Perante um aumento da carga de trabalho logística, a primeira medida que tomamos, em conjunto com a equipa KAIZEN™, foi analisar a metodologia de trabalho que estávamos a utilizar, examinando de que forma esta afetava tanto as nossas condições internas como os fatores externos que condicionavam o nosso dia a dia.
FAQ
O que precisa de saber
Praticamente todos: o fecho de contas e o processamento de faturas, o recrutamento e a integração de novos colaboradores, a gestão de pedidos de IT, as transações de compras, as revisões jurídicas e os fluxos de trabalho administrativos. Estes processos de back office acumulam normalmente décadas de exceções, aprovações e soluções improvisadas, e é precisamente por isso que concentram alguns dos maiores ganhos de eficiência por explorar em qualquer empresa.
Idealmente, sim. Centralizar ou subcontratar um processo com desperdício fixa esse desperdício num contrato ou numa estrutura de serviços partilhados. Simplificar e normalizar primeiro reduz o volume a transferir, mostra qual é realmente o custo de partida e revela muitas vezes que parte das poupanças esperadas pode ser obtida sem qualquer transferência do trabalho.
Sim, por três razões: os processos administrativos representam um custo fixo significativo, os seus lead times condicionam a velocidade de todo o negócio e a qualidade do seu serviço influencia a experiência dos colaboradores. Um processo de recrutamento lento ou um fecho de mês demorado afetam as operações todos os dias. Melhorá-los liberta capacidade e rapidez que a atividade principal sente de imediato.
Nos mesmos termos de qualquer operação: tempo de ciclo entre o pedido e a entrega, taxas de erro e retrabalho, custo por transação, volume de backlog e satisfação dos clientes internos. A gestão visual e as rotinas diárias transformam estes indicadores em ferramentas de trabalho para as equipas, em vez de relatórios mensais que não geram nenhuma ação.
Sim. As melhorias são implementadas por fases dentro da equipa existente, para que o processo continue a funcionar enquanto é redesenhado. Não há uma mudança radical de um dia para o outro que pare o processamento de faturas, contratações ou pedidos de IT. As alterações são primeiro testadas numa parte do volume, validadas face aos níveis de serviço e só depois alargadas ao resto, para que qualquer ajuste aconteça antes de afetar a operação no seu todo.