Automatización de flujos de trabajo y procesos
Automatizar las tareas administrativas y transaccionales repetitivas.
Cultura de centralidad en los procesos
Consultoría en administración y servicios
Procesos administrativos diseñados para adaptarse al ritmo del negocio
Rendimiento de las funciones de apoyo
El back office está frenando al front office
Nuestra consultoría de administración y servicios aplica prácticas lean para agilizar los procesos administrativos en Finanzas, Recursos Humanos, Legal y Compras y Aprovisionamiento, reduciendo los lead times y mejorando la calidad del flujo de información entre equipos y departamentos.
Palancas de administración y servicios
Agilizar los procesos que marcan el ritmo del negocio
Eficiencia de flujo
- Comprender los procesos organizativos, cómo se conectan con los clientes y los proveedores, y establecer las prioridades de optimización.
- Diseñar e implementar nuevos procesos que creen flujo y reduzcan los lead times.
Resultados en administración y servicios
Cómo transformamos las operaciones de administración y servicios
Silos funcionales vs. flujo
Un enfoque práctico para un cambio duradero
Enfoque tradicional
- Organización funcional
- Organización funcional
- Velocidad a través de la automatización
Enfoque lean
- Organización por flujo de valor
- Eficiencia del flujo y de los recursos
- Rediseño antes de automatizar
Testimonios kaizen™
Lo que dicen nuestros clientes
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Cuando la mejora continua llegó a las líneas de producción, pensábamos que era un asunto de la dirección y que no debía preocuparnos. Hoy vemos las cosas de otra manera. Formamos parte de la solución.
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Para nosotros, el éxito no consiste solo en cumplir los KPIs. Se trata de crear una cultura en la que la mejora forme parte integral de todo lo que hacemos.
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Ya habíamos trabajado con consultores anteriormente, y el patrón suele ser siempre el mismo: te enseñan la teoría y luego se marchan. Lo que fue diferente en este caso con Kaizen Institute fue que la teoría vino acompañada de una aplicación práctica: en la línea de producción, junto a los operarios, en el propio espacio donde era necesario introducir cambios.
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Hemos mejorado considerablemente el nivel de atención al cliente, gracias a la reducción de errores que hemos logrado, y los resultados han superado nuestras expectativas en cuanto a la mejora de la eficiencia de la organización. Ha sido, sin duda, un proyecto muy satisfactorio.
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Los resultados están ahí, y debemos centrarnos y dedicar nuestro tiempo a la mejora continua, no a debatir sobre cuestiones que no son cuantificables.
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El cambio cultural se produce cuando las personas empiezan a detectar oportunidades por sí mismas y a aprovecharlas sin que se les pida. No hay un momento concreto en el que eso ocurra, pero cuando lo ves, lo reconoces. Es el indicador más fiable de que el modelo se ha arraigado de verdad.
FAQ
Lo que debes saber
Casi todos: el cierre financiero y la tramitación de facturas, la contratación y el onboarding de RR. HH., la gestión de solicitudes de IT, las transacciones de compras, las revisiones legales y los flujos de trabajo administrativos. Estos procesos de back office suelen arrastrar décadas de excepciones, aprobaciones y soluciones improvisadas acumuladas, y precisamente por eso encierran algunas de las mayores oportunidades de mejora de la eficiencia aún sin aprovechar en cualquier empresa.
Idealmente, sí. Centralizar o externalizar un proceso con desperdicio fija ese desperdicio en un contrato o en una estructura de servicios compartidos. Simplificar y estandarizar primero reduce el volumen que hay que transferir, aclara la base real de costes y, a menudo, revela que parte de los ahorros esperados se puede capturar sin mover el trabajo en absoluto.
Sí, por tres razones: la administración y los servicios suponen un coste fijo importante, sus lead times condicionan la velocidad de todo el negocio y su calidad de servicio moldea la experiencia de los empleados. Un proceso de contratación lento o un cierre de mes lento afecta a las operaciones a diario. Mejorar los procesos de administración y servicios libera capacidad y velocidad que el negocio principal nota de inmediato.
En los mismos términos que cualquier operación: el tiempo de ciclo desde la solicitud hasta la entrega, las tasas de error y de retrabajo, el coste por transacción, los niveles de backlog y la satisfacción del cliente interno. La gestión visual y las rutinas diarias convierten estos indicadores en herramientas dinámicas para los equipos, en lugar de informes mensuales sobre los que nadie actúa.
Sí. Las mejoras se implementan por fases dentro del equipo existente, de modo que el proceso sigue funcionando mientras se rediseña; no hay una migración «big bang» que impida procesar facturas, contrataciones o tickets de IT. Los cambios se pilotan primero en una parte del volumen, se validan frente a los niveles de servicio y solo entonces se extienden al resto, de modo que cualquier ajuste se produce antes de que afecte a la operación en su conjunto.