Automação de fluxos de trabalho e processos
Automatizar tarefas administrativas e transacionais repetitivas.
CULTURA ORIENTADA PARA OS PROCESSOS
Consultoria em Processos Administrativos
Processos desenhados para acompanhar o ritmo do negócio
DESEMPENHO ADMINISTRATIVO
O back office está a bloquear o front office
Os nossos serviços de consultoria em processos administrativos aplicam práticas lean para simplificar os processos nos departamentos financeiro, de recursos humanos, jurídico e de aprovisionamento, o que reduz os lead times e melhora a qualidade do fluxo de informação entre equipas e departamentos.
BENEFÍCIOS NOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Simplificar os processos que definem o ritmo do negócio
Eficiência do fluxo
- Compreender os processos da organização e a sua ligação a clientes e fornecedores, e definir as prioridades de otimização.
- Desenhar e implementar novos processos que criem fluxo e reduzam os lead times.
RESULTADOS EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Descubra como transformamos os processos administrativos
SILOS FUNCIONAIS VS. FLUXO
Uma abordagem prática para uma mudança duradoura
Abordagem tradicional
- Organização funcional
- Mais trabalho, mais contratações
- Rapidez através da automação
Abordagem lean
- Organização por fluxos de valor
- Eficiência do fluxo e dos recursos
- Redesenho antes da automação
TestEMUNHOS KAIZEN™
O que dizem os nossos clientes
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Alcançar estes resultados reflete a disciplina e a dedicação das nossas pessoas e a dinâmica que estamos a criar através do AviusULD Ascend.
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Agora nunca voltaríamos atrás. Tem sido simplesmente fantástico, mudou por completo a mentalidade de toda a gente. A positividade é simplesmente extraordinária. Os resultados estão à vista.
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A reunião de KAIZEN™ Diário nunca pode falhar e é extremamente importante para o bom funcionamento do grupo. Acima de tudo, para uma boa comunicação dentro da empresa.
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O mais difícil não é explicar o modelo, mas sim transmitir a experiência de o termos vivido. As ferramentas podem ser documentadas, mas a mentalidade que lhes está subjacente não se aprende num manual.
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Melhorámos significativamente o nível de serviço ao cliente, graças à redução de erros que conseguimos obter, e superámos largamente as nossas expetativas quanto aos ganhos de eficiência na organização. Foi, sem dúvida, um projeto muito bem-sucedido.
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Para nós, o sucesso não se resume a atingir determinado KPI. Trata-se de criar uma cultura em que a melhoria está presente em tudo o que fazemos.
FAQ
O que precisa de saber
Praticamente todos: o fecho de contas e o processamento de faturas, o recrutamento e a integração de novos colaboradores, a gestão de pedidos de IT, as transações de compras, as revisões jurídicas e os fluxos de trabalho administrativos. Estes processos de back office acumulam normalmente décadas de exceções, aprovações e soluções improvisadas, e é precisamente por isso que concentram alguns dos maiores ganhos de eficiência por explorar em qualquer empresa.
Idealmente, sim. Centralizar ou subcontratar um processo com desperdício fixa esse desperdício num contrato ou numa estrutura de serviços partilhados. Simplificar e normalizar primeiro reduz o volume a transferir, mostra qual é realmente o custo de partida e revela muitas vezes que parte das poupanças esperadas pode ser obtida sem qualquer transferência do trabalho.
Sim, por três razões: os processos administrativos representam um custo fixo significativo, os seus lead times condicionam a velocidade de todo o negócio e a qualidade do seu serviço influencia a experiência dos colaboradores. Um processo de recrutamento lento ou um fecho de mês demorado afetam as operações todos os dias. Melhorá-los liberta capacidade e rapidez que a atividade principal sente de imediato.
Nos mesmos termos de qualquer operação: tempo de ciclo entre o pedido e a entrega, taxas de erro e retrabalho, custo por transação, volume de backlog e satisfação dos clientes internos. A gestão visual e as rotinas diárias transformam estes indicadores em ferramentas de trabalho para as equipas, em vez de relatórios mensais que não geram nenhuma ação.
Sim. As melhorias são implementadas por fases dentro da equipa existente, para que o processo continue a funcionar enquanto é redesenhado. Não há uma mudança radical de um dia para o outro que pare o processamento de faturas, contratações ou pedidos de IT. As alterações são primeiro testadas numa parte do volume, validadas face aos níveis de serviço e só depois alargadas ao resto, para que qualquer ajuste aconteça antes de afetar a operação no seu todo.